Der Regionalrat ist ein Entscheidungsgremium mit zwei zentralen Aufgaben: die Erstellung des Regionalplans für den jeweiligen Regierungsbezirk und die Beratung der Bezirksregierung hinsichtlich regional bedeutsamer Fördermaßnahmen.
Der Regionalrat stellt den Regionalplan auf, indem er die sachlichen verfahrensmäßigen Entscheidungen zu dessen Erarbeitung und Aufstellung trifft. Der Regionalplan bildet die verbindliche Grundlage für alle weiteren Planungen in den Städten und Gemeinden.
Der Regionalrat berät die Landesplanungsbehörde, die wiederum den Regionalplan genehmigen muss. Der Regionalrat kann der Bezirksregierung Vorschläge für Förderprogramme- und maßnahmen des Landes unterbreiten, die er für regional bedeutsam hält. Er berät mit der Bezirksregierung über die Vorbereitung und Festlegung der Fördermaßnahmen und erstellt Prioritätenlisten. Im Gegenzug hat die Bezirksregierung die Pflicht, den Regionalrat über alle regional bedeutsamen Entwicklungen zu unterrichten und ihm jederzeit Auskunft über Planung und Stand der einzelnen Fördermaßnahmen zu gewähren.
Die Bezirksregierung unterrichtet den Regionalrat über alle regional bedeutsamen Entwicklungen. Sie berät mit dem Regionalrat die Vorbereitung und Festlegung von raumbedeutsamen und strukturwirksamen Planungen sowie Förderprogramme und -maßnahmen des Landes von regionaler Bedeutung, z. B. auf den Gebieten:
Städtebau,
Verkehr,
Freizeit- und Erholungswesen, Tourismus,
Landschaftspflege,
Wasserwirtschaft,
Abfallbeseitigung und Altlasten,
Kultur.
Der Regionalrat beschließt auf der Grundlage des Landesentwicklungsplans und der Regionalpläne über die Vorschläge der Region für die Verkehrsinfrastrukturplanung sowie für die jährlichen Ausbauprogramme für Landesstraßen und Förderprogramme für den kommunalen Straßenbau. Dazu unterrichtet die Bezirksregierung - bei Bundesfernstraßen und Landesstraßen betreffenden Plänen und Programmen in Abstimmung mit dem Landesbetrieb Straßenbau - den Regionalrat frühzeitig über die Absicht, derartige Pläne oder Programme aufzustellen oder zu ändern.
Im Jahr 2001 wurden in Nordrhein-Westfalen fünf Regionalräte geschaffen, um die Interessen der einzelnen Regionen zu bündeln und zu vertreten: die Regionalräte Arnsberg, Detmold, Köln, Düsseldorf und Münster. Der Regionalrat Köln besteht aus stimmberechtigten und beratenden Mitgliedern und konstituiert sich immer nach einer Kommunalwahl. Die stimmberechtigten Mitglieder werden von den Stadträten und Kreistagen gewählt sowie aus den Reservelisten in den Regionalrat entsandt.
Zusätzliche beratende Mitglieder können von den einzelnen Fraktionen vorgeschlagen werden. Aktuell verteilen sich die Sitze im Regionalrat Köln wie folgt (nach Neukonstituierung 2021):
CDU: 15 SPD: 10 FDP: 3 Bündnis 90/Grüne: 10 Freie Wähler: 1 Die Linke: 1 AfD: 1 Volt: 1
